Bókhald og ársreikningar - Landssamband ungmennafélaga

Góð fjármálastjórnun og gott utanumhald fjármuna er ein grunnforsenda fyrir stöðugleika í starfi frjálsra félagasamtaka.

Stöðug fjármál og gagnsæi getur aukið trúverðugleika félags og þar með aukið vilja utanaðkomandi aðila til að styrki starfsemi félags. Sömuleiðis geta fjárhagsleg misferli eða misnotkun á fjármagni haft þveröfug áhrif, dregið út trausti félags, dregið úr vilja til að styrkja starfsemina og haft fráhrindandi áhrif á félagsmenn.

Til að viðhalda stöðugum fjármálum er mikilvægt að halda gott bókhald, halda vel utan um fjárhagsupplýsingar, gera raunsæjar fjárhagsáætlanir, fara vel með fjármuni og varast hagsmunaárekstra á meðferð peninga. Algengt er að félagasamtök þurfi að eyða miklum tíma og mannafli í utanumhald fjármuna og tekjuöflun. Það getur oft reynst erfitt, sérstaklega þegar óvissa ríkir með styrkveitingar og aðra innkomu.

Hér verður farið yfir lykilhugtök fyrir bókhald utanumhald bókhaldsgagna.

Bókhaldsskyld séu hvers konar félög, sjóðir, og stofnanir sem stunda atvinnurekstur eða hafa á hendi fjáröflun eða fjárvöslun…Undanþegin skyldu til að færa tvíhliða bókhald eru enn fremur félög, sjóðir og stofnanir, sbr. 7. tölul. 1. gr., sem stunda ekki atvinnurekstur ef tekjur þeirra eru eingöngu framlög sem innheimt eru hjá félagsaðilum og ganga til greiðslu á sameiginlegum útgjöldum, þar með töldu aðkeyptu vinnuafli sem svarar til allt að einum starfsmanni að jafnaði.

lög um bókhald nr. 145/1994

Fjármálatengd gögn

Til að halda nákvæmt bókhald þarf að halda vel utan um öll fjármálatengd gögn, reikninga, kvittanir, úttektarheimildir, bankayfirlit, millifærslur, o.fl. Fjármálagögn félags þarf svo að flokka eftir eðli þeirra og tímasetningu, þ.e. rekstrarári sem er starfsár félagsins. Algengt er að félög flokki fjármálagögn eftir verkefnum, s.s. vegna aðalfundar, vegna ráðstefnu og vegna heimasíðu. Agi og skipulag í fjármálum auðveldar stjórn og félagsmönnum að veita aðhald og eflir traust til þess sem fer með fjárhagslegt vald félags. Þegar ekki er haldið vel utan um gögn, þegar millifærslur hafa ekki skýringar, reikningar týnast o.s.frv. getur skapast tortryggni gagnvart stjórnun félags. Auk þess getur slík óreiða haft gríðarlegan kostnað í för með sér ef starfskraftur þarf að eyða tíma í að spyrja um óskýra reikninga og leita að nauðsynlegum gögnum. Gott skipulag getur því auðveldað þeim sem færir bókhaldið, hvort sem það sé utanaðkomandi fagaðili, starfsmaður eða stjórnarmeðlimur.

Hvað þarf að koma fram á kvittun/reikning?

Kennitala félagsins og skýring: Hvaða verkefni tengist kvittunin? Hver greiddi? Lagði einhver út fyrir reikningum?(ef svo er þarf að skrifa reikning og kt. þess sem lagði út.)

Bókhald

Mikilvæg er eð viðhalda góðum bókhaldsvenjum, bæði fyrir lítil og stór félög. Öll stærri félög eru skyldug til að færa tvíhliða bókhald og skila inn ársreikning til skattsins. Lítil félög, sem aðeins afla tekna hjá félagsmönnum sínum, eru undanþegin skyldu til að færa fullgilt bókhald. Misjafnt er eftir umfangi félaga hver sér um bókhald þess. Í minni félögum er það verkefni gjaldkera en eftir því sem umfang eykst er algengara að ráða fagaðila til að stjá um bókhaldið.

Hér verður farið yfir helstu verkferla í bókhaldi. Fyrir þá sem ekki þekkja bókhaldsvenjur getur það reynst flókið. Markmiði hér er því ekki að mennta fólk í bókfærslu, heldur að auka skilning á bókhaldi sem nýst getur félagsmönnum í að skilja ársreikninga og önnur gögn tengd fjárhagi félaga.

Bókhald skiptist í rekstrar- og efnahagsreikning.

Efnahagsreikningur

Yfirlit sem sýnir raunverulegar eignir félagsins á hverjum tíma. Hann sýnir hlutvallslega skiptingu efnahags, eignir, skuldir og eigið fé, yfir ákveðið tímbil. Efnhagsreikningur er reiknaður út frá skuldum og eignum í byrjun árs og þeim breytingum sem gerðar voru á árinu.

Efnahagsreikningur: Eignir= skuldir + eigið fé

Rekstrarreikningur

Yfirlit yfir rekstur félagsins á rekstrarári. Þangað fara allar tekjur (t.d. styrkir og félagsgjöld) og útgjöld félagsins (t.d. laun og pappírskostnaður.) Þegar talað er um að félagasamtök eigi að koma út á núlli er átt við að tekjur eru jafn há upphæð og gjöld (tekjur-gjöld=0.)

Rekstrarreikningur: Tekjur – gjöld =hagnaður/tap

Tvíhliða bókhald

Hver útgjaldaliður eða tekjuliður er færður í dagbók á tvær hliðar annars vegar á debet (+), eignir félagsins, og hins vegar á kredit (-), skuldir og eigið fé. Sama upphæðin fer því alltaf á báðar hliðar og þar af leiðandi á kredit og debet alltaf að vera jafn há upphæð.

Hver reikningur er færður inn á tvo bókhaldslykla sem eru ákveðnir eftir gerð rekstursins. Þar eru annars vegar höfuðlyklar fyrir reikninga sem tengjast meginverkefnum félagsins og hins vegar tegundalyklar fyrir undirverkefni.

Allar færslur eru færðar inn í dagbókina sem sýnir allar færslur í tímaröð og er afmörkuð yfir ákveðið tímabil. Í frjálsum félagasamtökum er rekstrartímabil yfirleitt eitt ár, annað hvort almanaksárið (1. jan- 31. des) eða annað.

Bókhaldslyklar

til dæmis: laun og launatengd gjöld, vörur, pappír og prentkostnaður, lánadrottnar (þeir sem lána pening, t.d. banki), skuldunautar (þeir sem skulda okkur, t.d. styrktarsjóður), leigukostnaður.

Tekjur

Allt sem skapar innkomu, t.d. styrkir og félagsgjöld. Fært á rekstrarreikning í kredit.

Gjöld

Allur kostnaður við rekstur félags, t.d. launakostnaður, símakosnaður og húsaleiga.

Ársreikningur

Í lok restrarárs er bókhaldið tekið saman í skýrslu sem gefin er út og á að draga rétta mynd af fjárhagsstöðu félags. Öll félög, sem hafa kennitölu, skulu skila inn ársreikning á tólf mánaða fresti. Algengast er að lítil félög skili ársreikning um áramót. Það er á ábyrgð stjórnar og framkvæmdarstjóra að sjá til þess að ársreikningur.

Í ársreikning koma fram mikilvægar upplýsingar um fjárhag félagsins og breytingu á fjárhagslegri stöðu þess milli ára. Þessar upplýsingar eru notaðar til að meta umfang félags og til að sýna fram á stöðugleika í fjármálum. Algengt er að styrktarsjóðir horfi til ársreiknings þegar ákvörðun er tekin um hvort styrkja skuli félag. Auk þess nýtir stjórn og félagsmenn upplýsingarnar til að meta stöðu félags og gera áætlanir næsta árs. Þess vegna er mikilvægt að ársreikningur sé auðskiljanlegur.

Þegar ársreikningur er tilbúinn þurfa utanaðkomandi endurskoðendur að samþykkja reikninginn. Yfirleitt styðjast minni félög við skoðunarmenn reikninga, félagsmenn sem kjörnir eru aðalfundi hvert ár. Stærri félög leita stundum til löggildra endurskoðenda en það getur verið afar kostnaðarsamt.

Þegar reikningur hefur verið samþykktur og endurskoðaður er hann loks lagður fyrir aðalfund félags og þarf meirihluta atkvæða til að hljóta samþykki.

Ársreikningur sýnir rekstrar- og efnahagsreikning:

Lokun rekstrarreiknings: Í lok árs er unnin prófjöfnuður þar sem færslur í rekstrarreikning eru teknar saman með lokastöðu debet hliðar og kredit hliðar. Summa allra debet reikninga að vera jöfn summu allra kredit reikninga. Þegar debet er ekki jafnt kredit þarf að stemma bókhaldið af, fara yfir færslurnar og athuga hvar villan liggi.

Þegar bókhaldið stemmir, gengur upp, skal rekstrarreikning lokað. Þá eru tekjur og gjöld tekin saman og í ljós kemur hvort félag sé rekið með tapi, hagnaði eða á núlli. Tekjur-gjöld = hagnaður/tap/0

Lokun efnahagsreiknings: Ef upphæðin er stærri eða lægri en 0 er hagnaður/tap fært á óráðstafað eigið fé. Að lokum er óráðstafað eigið fé fært inn á efnahagsreikning sem sýnir raunverulega eign félagsins að fjárhagsári loknu.

Dæmi um efnahagsreikning frá LUF