Fundargerðir - Landssamband ungmennafélaga

Ritari ber ábyrgð á ritun fundargerða og utanumhaldi gagna. Fundargerðir eru tól til skrásetja ákvarðanir og er heimild um hver sagði hvað og hver ber ábyrgð á hverju.

Fundargerð hefur lagalegt vægi, gefur stefnumótandi og bindandi fyrirmæli til stjórnar, starfsfólks eða annarra. Auk þess er fundargerð söguleg heimild sem gæti nýst stjórnum framtíðarinnar. Markmið hennar er að gefa skýra mynd af niðurstöðum, hafa skýr fyrirmæli sem getur leitt til færri og skilvirkari funda. Gott er að hafa fundargerðir aðgengilegar sem sýnir ábyrgð gangvart félagsmönnum, stjórnvöldum og samfélaginu í heild um gegnsæi og fagleg vinnubrögð.

Verklagsreglur

Æskilegt er að skipulagsheildir móti sér verklag um fundargerðir og utanumhald gagna. Verklagsreglur auka samhæfingu milli ára og auðvelda félagsmönnum og hagsmunaaðilum að fylgjast náið með starfi félagsins. LUF mælir með að nota Google Docs eða sambærilegt vefforrit fyrir dagskrár- og fundargerðir. Þá geta allir fundargestir fylgst með gangi mála, séð hvaða mál liggja fyrir og nálgast fylgigögn á skilvirkan hátt. Þegar um fjarfund er að ræða, getur Google Docs verið gott tól til að auðvelda fundarstjóra.

Fundargerðir LUF

Smelltu hér til að skoða

Verklagsreglur fyrir fundarritara

Hvað og hvenær?

Fremst í hverri fundargerð skal getið um tegund fundar (t.d. 3. stjórnarfundur: vinnufundur stjórnar), nafn félags, staðsetningu, dagsetningu og boðaðan fundartíma.
Hverjir?

Tekið skal fram hverjir sitja fundinn, embætti þeirra og skammstöfun. Fyrst skal rita stjórnarmenn, síðan starfsmenn og loks (ef á við) áheyrnarfulltrúa/aðrir gestir. Tilgreina skal í upphafi hverjir sinna fundarstjórn og fundarritun.
Fundur settur

Nákvæm tímasetning upphaf fundar skal fært í fundargerð.
Fundargerð seinasta fundar

Í upphafi hvers fundar skal fundargerð frá fyrri fundi liggja fyrir og lögð undir atkvæðagreiðslu til samþykkis.
Dagskrárliðir

Hver dagskrárliður skal hafa stutt heiti sem er lýsandi fyrir efni hans og skammstöfun þess sem kynnir málið, ef annar en fundarstjóri. Hnitmiðaðar lýsingar eru betri og æskilegt að hafa hlekk með í dagskrárlið sem vísar í fylgigögn (ef á við.)
Undir hverjum dagskrárlið skal fundarritari gera hnitmiðaða en greinagóða lýsingu. Rita þarf niðurstöðu hvers dagskrármáls, var atkvæðagreiðsla? Var málið samþykkt, synjað, frestað eða vísað til aðalfundar? Gott er að miða við að hver sem er geti skilið um hvað var rætt undir viðkomandi lið, bæði til að upplýsa þá stjórnarmenn sem voru fjarverandi sem og aðra félagsmenn.
Trúnaðarupplýsingar

Ef trúnaðarmál koma upp, t.d. persónuleg mál, getur verið gott að fresta því og ræða utan fundartíma. Ef nauðsynlegt þykir að taka ákvöðrun um trúnaðarupplýsingar sem ekki má birta vegna hagsmuna er gott að hafa sérstaka trúnaðarmálabók. Þá skal taka fram í fundargerð að ákvörðun/bókun hafi verið færð í trúnaðarmálabók. Ath. að í frjálsum félagasamtökum skal halda slíkum málum í lágmarki þar sem stjórn vinnur með hagsmuni félagsmanna að leiðarljósi sem hafa rétt á að fylgjast með gangi mála.
Fundarlok

Nákvæm tímasetning fundarslita skal fært í fundargerð.
Frágangur

Æskilegt er að vinna fundargerðir jafnóðum. Eftir fund skal fundarritari leggja lokahönd á fundargerð sem skal vera tilbúin fyrir næsta fund. Þá skal hún vera lögð fyrir til samþykkis. Þegar fundargerð hefur verið samþykkt sér starfsmaður (ef við á) um að birta hana á vefsíðu félagsins.

Fundarstjórn og fundarsköp

Smelltu hér til að skoða

Utanumhald gagna

Mikilvægt er að geyma fundargerðir þar sem stjórn og starfsmenn geta auðveldlega nálgast þær. Þegar stjórnarmenn eru fjarverandi á fundi er mikilvægt að þeir geti auðveldlega leitað sér upplýsinga, geti séð hvað fram fór, hvaða ákvarðanir voru teknar og hvernig verkefnum var úthlutað. Auk þess er æskilegt að frjáls félagasamtök birti fundargerðir á vefsíðu sinni til að auka gegnsæi svo áhugasamir félagsmenn og hagsmunaaðilar geti fylgst vel með framvindu mála.

LUF mælir með að vinna fundargerðir í Google Drive, eða sambærilegu vefforriti. Það auðveldar utanumhald gagna og jafnframt fundarstjórnun, sér í lagi þegar hluti fundarmanna sækir fundi í gegnum fjarskiptabúnað. Google docs gerir fundarstjóra kleift að deila fundargögnum með því að setja hlekk í dagskrá og auðveldar fundarmönnum að fyljast vandlega með dagskrá fundarins.

Sum félög kjósa að vinna fundargerðir á pappír og geyma í möppum á skrifstofu félagsins. Ef sú leið er kosin skal ávalt gætt að því að öll fylgiskjöl séu til staðar og allir fundarmenn hafi aðgang að þeim. Auk þess þarf að gera ráðstafanir til að birta félagsmönnum fundargerðir ef þeir óska eftir því.