Fundarstjórn og fundarsköp

Fundarstjórn og fundarsköp 2020-03-31T13:26:48+00:00

Project Description

Flestar skipulagsheildar eiga sameiginlegar fundarvenjur: félagasamtök, fyrirtæki, húsfélög, foreldrafélög, stjórnmálaflokkar, opinberar stofnanir, íþróttafélög o.s.frv. Fundir geta því starfað með ólík markmið og verið jafnt fámennir sem fjölmennir. 

Til að ná árangursíkum fund þarf skýr fundarsköp, hlutverkaskiptingu, fundarstjóra, fundarritara og dagskrá.

Tvær algengar tegundir

Hér verður fjallað um tvær megingerðir funda sem eru almennir fundir og starfandi fundir. Þó að markmið þeirra getir verið ólík lúta þeir sömu megin lögmálum. Fundur þarf alltaf að vera vel undirbúinn, fylgja dagskrá, vera ritaður og hafa skýran tilgang. 

Föst hlutverk fundarstjóra (t.d. formaður stjórnar) og fundarritara (t.d. ritari stjórnar) yfir ákveðið tímabil. Starfandi fundir eru til að mynda stjórnarfundir í félagasamtökum, vinnufundir, fulltrúaráðsfundir og fjarfundir stjórna.

Yfirleitt formlegri og fylgja þeir yfirleitt lögbundinni dagskrá og boða þarf til þeirra á lögbundin hátt, t.d. með tveggja vikna fyrirvara. Þar eru fundarstjóri og fundarritari kjörnir við upphaf hvers fundar. Almennir fundir eru til að mynda aðalfundir, almennir félagsfundir, húsfundir og þingfundir.

Aðrar tegundir funda eru til dæmis opinn fundur, kynningarfundur, og pallborðsumræður. Fjarfundir eru auk þess að verða æ algengari og geta verið mjög krefjandi fyrir fundarstjóra.

Fundarsköp

Allir fundir fylgja fyrir fram ákveðnum starfsreglum sem við köllum fundarsköp. Fundarstjóri sér til þess að farið sé eftir fundarsköpum og fundargestir eiga að þekkja reglurnar og geta bent á ef fundarstjóri fer ekki rétt með mál. Í fundarsköpum segir til um hvernig fundur telst löglegur, yfirleitt þarf að boða til fundar á ákveðin hátt, t.d. með vikufyrirvara, og meirihluti stjórnarmanna þarf að mæta (því er gott að fjöldi stjórnarmanna sé oddatala.) 

Skýr fundarsköp geta styrkt félög, aukið gegnsæi og eflt lýðræðislega ákvörðunartöku.

Skýr hlutverkaskipting

Við upphaf fundar skulu hlutverk fundamanna vera skýr og ljóst hver gegnir hlutverki fundarstjóra og fundarritara. Góð stjórnun og samantekt niðurstaðna fundarins er lykilforsenda til þess árangurs sem vænta má af honum.

Fundarstjórn

Við upphaf fundar skal fundarstjóri kynna markmið og dagskrá og (ef við á) hver muni hafa framsögu um dagskrárliði. Þannig eru fundargestir meðvitaðir um hvers sé ætlast til af þeim. 

Hlutverk fundarstjóra er að koma málefnum í réttan farveg, skipta niður verkefnum og jafnframt þróa hugmyndir og hvetja fólk til dáða. Hann sér um að fylgja dagskrá og einfalda aðgerðir á réttlátan hátt. Þegar ágreiningsmál koma upp þarf hann að passa að vilji meirihlutans ráði úrslitum. Góður fundarstjóri reynir að laga vilja minnihlutans að vilja meirihlutans eða sættast á einhverskonar málamiðlun.

Umfram allt þarf hann að passa að tekið sé tillit til allra fundarmanna og að ákvarðanir séu teknar á lýðræðislegan og gagnsæjan hátt. 

Fundarritun 

Ritari ber ábyrgð á ritun fundargerða og utanumhaldi gagna. Skriflegar upplýsingar þurfa að liggja fyrir til að staðfesta ákvarðanir, hver sagði hvað og hver ber ábyrgð á hverju. Fundargerð hefur lagalegt vægi, gefur stefnumótandi og bindandi fyrirmæli til stjórnar, starfsfólks eða annarra. Auk þess er fundargerð söguleg heimild sem gæti nýst stjórnum framtíðarinnar. Markmið hennar er að gefa skýra mynd af niðurstöðum, hafa skýr fyrirmæli sem getur leitt til færri og skilvirkari funda. Gott er að hafa fundargerðir aðgengilegar sem sýnir ábyrgð gangvart félagsmönnum, stjórnvöldum og samfélaginu í heild um gegnsæi og fagleg vinnubrögð.

Sjá nánar í verkfærinu: Fundargerðir og utanumhald gagna.

Dagskrá 

Æskilegt er að senda út dagskrá þegar fundur er boðaður. Jafnvel er gott að óska eftir því frá væntanlegum fundarmönnum að þeir tilkynni það áður en dagskrá er send út ef þeir vilja  ræða eitthvað ákveðið. Þá er hægt að setja það í dagskrá og aðrir fundarmenn gert sig klára að ræða viðfangsefnið. Þegar fundarmenn eru upplýstir fyrir fundinn geta umræður verið styttri og fundurinn verður þá skilvirkari. Mikilvægt er að fundur hafi skýran tilgang og umfang dagskrárliða passi innan settra tímamarka.

Ef ræða á ákveðið mál þarf að ganga úr skugga um að öll gögn séu til staðar, ef svo er ekki getur fundur orðið tilgangslaus og betra að fresta honum þar til göng liggja fyrir.

Ástæða fundar: Undirbúa fund með ráðherra vegna samnings við ráðuneyti.

  1. Fela framkvæmdarstjóra að boða fund sem, undirbúa dagskrá og fundargögn:

Dagskrá:

  1. Fundargerð síðasta fundar til samþykkar.
  2. Hverjir eiga að hitta ráðherra f.h. LUF?
  3. Gögn til að bregðast við efasemdum til umræðu og samþykktar
  4. Fjárhagsáætlun: Hver er staða félagsins og hvers vegna ætti ráðuneytið að styðja starfsemina?
  5. Framkvæmdaráætlun: Hvað græðir ráðuneytið / almenningur á starfseminni?
  6. Önnur mál.

Heimildir:

Stjórnun og rekstur félagasamtaka, ritstjórar: Ómar H. Kristmundsson og Steinunn Hrafnsdóttir

Leiðtogaskóli Íslands, tekið saman af Landssambandi ungmennafélaga.

Meira úr verkfærakistunni