Flestar skipulagsheildar eiga sameiginlegar fundarvenjur: félagasamtök, fyrirtæki, húsfélög,  stjórnmálaflokkar, opinberar stofnanir o.s.frv. Fundir geta því starfað með ólík markmið og verið jafnt fámennir sem fjölmennir.

Þó svo að markmið funda séu ólík  lúta þeir allir sömu megin lögmálum. Allir fundir þurfa að hafa dagskrá, fundarsköp og skýra hlutverkaskiptingu, þ.e. skipa fundarstjóra og fundarritara. Á árangursríkum fundi er tilgangur fundarins skýr og fundarmenn vel upplýstir. Þar geta umræður verið markvissari og fundurinn styttri.

Hér verður farið yfir ólíkar gerðir funda og atriði sem einkenna árangursríka fundi.

Aðrar tegundir funda eru til dæmis opinn fundur, kynningarfundur, og pallborðsumræður. Fjarfundir eru auk þess að verða æ algengari og geta verið mjög krefjandi fyrir fundarstjóra.

Allir fundir fylgja fyrir fram ákveðnum starfsreglum sem við köllum fundarsköp. Fundarstjóri sér til þess að farið sé eftir fundarsköpum og fundargestir eiga að þekkja reglurnar og geta bent á ef fundarstjóri fer ekki rétt með mál. Í fundarsköpum segir til um hvernig fundur telst löglegur, yfirleitt þarf að boða til fundar á ákveðin hátt, t.d. með vikufyrirvara, og meirihluti stjórnarmanna þarf að mæta (því er gott að fjöldi stjórnarmanna sé oddatala.) 

Skýr fundarsköp geta styrkt félög, aukið gegnsæi og eflt lýðræðislega ákvörðunartöku.

Við upphaf fundar skulu hlutverk fundamanna vera skýr og ljóst hver gegnir hlutverki fundarstjóra og fundarritara. Góð stjórnun og samantekt niðurstaðna fundarins er lykilforsenda til þess árangurs sem vænta má af honum.

Fundarstjórn

Það er í höndum fundarstjóra að leiða mál til lykta og sjá til þess að fundur þjóni fyrframákveðnum tilgangi sínum. Við upphaf fundar skal fundarstjóri kynna markmið, dagskrá og (ef við á) hver muni hafa framsögu um dagskrárliði. Þannig eru fundargestir meðvitaðir um hvers sé ætlast til af þeim.

Hlutverk fundarstjóra er að koma málefnum í réttan farveg, skipta niður verkefnum og jafnframt þróa hugmyndir og hvetja fólk til dáða. Hann sér um að fylgja dagskrá og einfalda aðgerðir á réttlátan hátt. Þegar ágreiningsmál koma upp þarf hann að passa að vilji meirihlutans ráði úrslitum. Góður fundarstjóri reynir að laga vilja minnihlutans að vilja meirihlutans eða sættast á einhverskonar málamiðlun.

Umfram allt þarf hann að passa að tekið sé tillit til allra fundarmanna og að ákvarðanir séu teknar á lýðræðislegan og gagnsæjan hátt. 

Fundarritun 

Ritari ber ábyrgð á ritun fundargerða og utanumhaldi gagna. Skriflegar upplýsingar þurfa að liggja fyrir til að staðfesta ákvarðanir, hver sagði hvað og hver ber ábyrgð á hverju. Fundargerð hefur lagalegt vægi, gefur stefnumótandi og bindandi fyrirmæli til stjórnar, starfsfólks eða annarra. Auk þess er fundargerð söguleg heimild sem gæti nýst stjórnum framtíðarinnar. Markmið hennar er að gefa skýra mynd af niðurstöðum, hafa skýr fyrirmæli sem getur leitt til færri og skilvirkari funda. Gott er að hafa fundargerðir aðgengilegar sem sýnir ábyrgð gangvart félagsmönnum, stjórnvöldum og samfélaginu í heild um gegnsæi og fagleg vinnubrögð.

Sjá nánar í verkfærinu: Fundargerðir og utanumhald gagna.

Mikilvægt er að tilgangur fundar komi fram í dagskrá hans. Í skipulagsheildum þarf að vera skýrt hver sér um dagskrárgerð og boðun funda hverju sinni, yfirleitt formaður. Dagskrá skal senda út þegar fundur er boðaður til að gefa fundarmönnum tækifæri til að undirbúa sig.

Þegar fundur er boðaður þarf að koma fram hvar hann skal haldinn, hvenær og hvaða mál skulu tekin fyrir (kemur fram í dagskrá.) Æskilegt er að ákveða vettvang þar sem fundir eru alltaf boðaðir, s.s. með tölvupóst eða í Facebook-hóp skipulagsheildarinnar.

Við dagskrárgerð þarf að forgangsraða málum og passa að umfang dagskrárliða passi innan settra tímamarka. Jafnframt þarf að ganga úr skugga um að öll fylgigögn séu til staðar svo fundarmenn geti kynnt sér málin. Ef fylgigögn vantar geta umræður orðið tilgangslausar og betra að fresta málum þar til göng liggja fyrir.

Æskilegt er að væntanlegir fundarmenn tilkynni til formanns (eða þess sem boðar fundinn) ef þeir vilja bæta við dagskrárlið. Aðeins er hægt að gera kröfu til fundarmanna um að taka ákvarðanir um málefni sem koma fram í dagskrá fundarins. Ný mál, sem ekki eru í dagskrá, skal færa undir fundarliðinn „önnur mál“ þar sem málefnið er kynnt til sögunnar og hægt að fresta ákvörðun til næsta fundar.

Þegar fundarmenn eru upplýstir geta umræður verið styttri og fundurinn skilvirkari.

Heimildir:

Stjórnun og rekstur félagasamtaka, ritstjórar: Ómar H. Kristmundsson og Steinunn Hrafnsdóttir

Leiðtogaskóli Íslands, tekið saman af Landssambandi ungmennafélaga.