Hlutverk og ábyrgð stjórnarmanna

Hlutverk og ábyrgð stjórnarmanna 2020-04-06T13:09:46+00:00

Project Description

Stjórn er kjörin á aðalfundum félaga og vinnur fyrir hagsmunum félagsmanna í þeirra umboði. Í lögum félaga skal koma fram hvernig stjórn skal skipuð og hvaða hlutverkum ólík embætti gegna.

Þrátt fyrir starfslýsingar og hlutverkaskiptingu innan stjórna bera þó allir stjórnarmenn sameiginlega ábyrgð, sem er lýðræðisleg ábyrgð gagnvart umboði félagsmanna sinna. Stjórn ber bæði lagalega ábyrgð á starfsemi félagsins sem og siðferðislega ábyrgð gagnvart samfélaginu.

Í fyrirmyndastjórn eru stjórnarmenn vel upplýstir um starfsemi, lög, markmið og fjárhag félagsins. Þeir eru meðvitaðir um hlutverk sitt, innan sem utan félagsins og óska eftir upplýsingum til að geta tekið ákvarðanir. Þar ríkir traust meðal stjórnarmanna og umfram allt virðing þar sem stjórnarmenn eru óhræddir við að tjá skoðun sína. Ákvarðanir eru teknar á upplýstan hátt þar sem stjórnarmenn hafa hag félagsins að leiðarljósi, ekki sinn eigin. Stjórnarmenn í fyrirmyndastjórn eru samkvæmir sjálfum sér í tilliti við aðra og taka að sér verkefni sem þeir treysta sér til að vinna. Ef stjórnarmaður sér ekki fært um að sinna hlutverki sínu, upplýsir hann stjórn um stöðu mála og gefur varamanni tækifæri til að stíga inn í sitt hlutverk.

Hlutverk stjórna má skipta í nokkra meginþætti:

Siðareglur

Æskilegt er að byggja félagið upp með gagnsæi milli stjórnar og félagsmanna frá upphafi, bæði til að viðhalda trausti og svo hægt sé að bregðast sem réttast við ef ágreiningur kemur upp. Þá er gott að hafa siðareglur þar sem félagsmenn og stjórn samþykkja hvað fellst í ábyrgðarhlutverki stjórnamanna (dæmi um siðareglur Landssambands ungmennafélaga má sjá hér). 

Uppbygging stjórna

Stjórnir geta verið jafnt fámennar sem fjölmennar en skipa yfirleitt frá fimm til níu embætti sem getið skal til í lögum félagsins. Í fyrirmyndastjórn er fagmennska höfð að leiðarljósi þar sem stjórnarmenn hafa skýr hlutverk lögum samkvæmt. Þó getur hver stjórn yfirleitt mótað hlutverk sín betur eftir áherslum og áhuga í samráði við aðra stjórnarmenn. 

Algengt er að stjórn skipi: stjórnarformann, gjaldkera, ritara/varaformann, meðstjórnendur og varamenn. Helstu hlutverk stjórnarmanna eru eftirfarandi:

Starf formanns er tvíþætt:

  • Starf sem snýr að stjórninni sjálfri:
    • Stjórnar öllum fundum stjórnar. Hann undirbýr þá, boðar til þeirra og ber ábyrgð á skipulagi þeirra.
    • Ber oft ábyrgð á lögum og samþykktum sé fylgt eftir, að starf sé skipulagt og að skyldur séu ræktar.
  • Starf sem snýr að félaginu:
    • Sinnir daglegum rekstri hjá þeim félögum sem ekki hafa starfsmann.
    • Er talsmaður félagsins gagnvart almenningi og félaginu sjálfu.
    • Sér til þess að stefna og langtímamarkmið séu gerð fyrir félagið.
    • Ber ábyrgð á því að stýra sjálfboðaliðum sem starfa hjá félaginu, nema annar stjórnarmeðlimur fái það hlutverk.
    • Formaður er næsti yfirmaður framkvæmdastjóra og hefur ekki meiri áhrif innan stjórnar en annað stjórnarmeðlimir (nema lög/reglur kveði svo á, með samþykki stjórnar eða er hluti af hefð).

Staðgengill formanns.

  • Vinnur náið með formanni til að geta tekið við forföllum.
  • Oft skipta formenn og varaformenn með sér hlutverkum.
  • Varaformaður má ekki leyfa formanni að útiloka sig frá verkefnum.
  • Varaformaður er stundum ábyrgur fyrir aðalþingi og/eða innra starfi, t.d. nefndarstarfi. 

Skrifar fundargerðir.

  • Önnur hlutverk eru oft:
    • Aðstoða formann.
    • Þekkja lög og reglur félagsins.
    • Halda utan um gögn.
    • Halda utan um félagatalið
    • Svarar fyrirspurnum í síma, tölvupósti og bréfum.
    • Vera varaformaður þegar formaður forfallast / er varaformaður í félögum sem ekki hafa varaformann.

Hefur yfirumsjón með fjárreiðum félagsins.

Í því fellst:

  • Borga reikninga.
  • Færa bókhaldið og tryggja að góða bókhaldsvenjur séu viðhaldnar.
    • Eða er í samskiptum við fagaðila s.s. bókara.
  • Vera upplýstur um fjárhagsstöðu félagsins.
  • Veita aðhald í frjámálum og geta sagt til hvort fé sé til fyrir verkefnum.
  • Fara yfir ársreikninga á aðalfundum.
  • Geta svarað fyrirspurnum um reikninga og fjárreiður félagsins.
  • Hafa yfirumsjón eða a.m.k. vel inn í fjáröflunum.
  • Greiðir starfsfólki laun.

Bera sömu ábyrgð og aðrir stjórnarmenn 

Þeir geta geta haft mörg ólík hlutverk en stundum engin.

  • Hugmyndir að hlutverkum fyrir meðstjórnendur:
    • Sinna einhverjum hlutverkum formanns/ritara
    • Tengiliðir við nefndir/starfshópa
    • Ábyrgðaraðili fyrir verkefnum.
    • Fjáröflunarfulltrúi
    • Upplýsingafulltrúi
    • Málefnafulltrúi
    • Tengiliður við fjölmiðla
    • Alþjóðafulltrúi

Hlutverk misjafnt milli félaga.

  • Hafa oft óljós hlutverk
  • Ákveða þarf hlutverk þeirra.
  • Halda varamönnum upplýstum, en leyfa þeim að njóta svigrúms.
  • Mælst er til þess að þeir fái fundarboð á alla fundi, en ekki er ætlast til þess.
  • Varamenn eru oftast tveir.

Önnu hlutverk

Skoða ársreikning félags fyrir aðalfund.

  • Eru yfirleitt tveir.
  • Fyrir aðalfund þurfa skoðunarmenn að fara yfir ársreikninginn og bókhald félagsins. Stjórn og framkvæmdarstjóri þurfa að gefa skýringar við þeim athugasemdum sem skoðunarmenn kunna að hafa. Þegar hann hefur fengið skýringar þarf undirskrift hans áður en ársreikningur er lagður fyrir aðalfund.
  • Æskilegt að þeir hafi reynslu af bókhaldi, fagþekkingu eða víðtæka reynslu af embætti gjaldkera.

Endurskoðar ársreikning fyrir aðalfund

  • Þegar ekki eru félagslegir skoðunarmenn reikninga er ráðin löggiltur endurskoðandi.
  • Yfirleitt er það óþarft og afar kostnaðarsamt fyrir minni félög. Oftast ekki gert lagalega kröfu um aðkomu þeirra hjá frjálsum félagasamtökum.

Verkaskipting stjórnar og starfsmanna

Stjórn tekur ákvarðanir, mótar stefnur, áherslur og felur starfsmönnum að framkvæma. Stjórn hefur eftirlit með störfum framkvæmdastjóra og reiðir sig á upplýsingar frá honum. Það er ábyrgð formanns að vera í samskiptum við framkvæmdastjóra, leggja honum línurnar og upplýsa um gang mála. Framkvæmdarstjóra ber að bregðast við þeim fyrirmælum sem stjórn hefur gefið, sinna daglegum verkefnum, rekstri og gera nauðsynlegar ráðstafanir sem ekki teljast óvenjulegar eða meiriháttar. Auk þess ber framkvæmdarstjóri ábyrgð á starfsmannahaldi ef fleiri en einn starfsmaður er hjá félaginu. 

Forsenda velgengi hjá félagi er þegar formaður og framkvæmdarstjóri eru í nánum samskiptum og upplýsa hvorn annan um gang mála, formaður sem fulltrúi stjórnar og framkvæmdarstjóri sem fulltrúi starfsliðs.

Meira úr verkfærakistunni