Jafningjastjórnun

Stjórn félags, ráð, nefnd eða hvers konar hópur sem vinnur að sameiginlegu verkefni.

Góð verkaskipting og skýr fyrirmæli eru grundvöllur þess að hópur geti skilað af sér góðu verki. Frá upphafi verkefnis þarf að vera ljóst hver gegnir forystuhlutverki.

Verkefnastjóri sér um að deila niður verkefnum. Hann þarf að gæta þess að álag á skipuleggjendur sé jafnt og sanngjarnt, miðað við tíma sjálfboðaliða og getu. Þar sem sjálfboðaliðar vinna verkefnin í frítíma sínum er mikilvægt að viðhalda góðu skipulagi og tímaramma sem segir til um fyrir hvenær verkin skulu vera unnin (e. deadline.)

Ein leið er að gera verkefnalista sem allir í hópnum hafa aðgang að, t.d. með Google sheets.

Stjórn félagsins ber alltaf sameiginlega ábyrgð á öllum verkefnum sem félagið hrindir í framkvæmd. Því er mikilvægt að stjórn sé ávalt upplýst um stöðu mála og taki mikilvægar ákvarðanir þegar við á. Ábyrgðaraðila er treyst fyrir huglægu mati á hvaða ákvarðanir þarf að leggja fyrir stjórn og auk þess valdi til að taka allar smávægilegar ákvarðanir í skipulagningu.

Stjórn getur veitt verkefnastjóra umboð til að stjórna hvers konar verkefni. Æskilegt er að verkefnastjóri vinni raunhæfar framkvæmdar- og fjárhagsáætlanir sem lagðar verði fyrir stjórn til samþykkis. Þegar stjórn hefur veitt samþykki er áætlunin umboð til verkefnastjóra, eða hópsins, sem vinnur verkefnið að hendi. Áætlun virkar eins og vinnuskjal þar sem fram kemur hvaða skref skal taka í hvaða röð og hversu mikil útgjöld fara í hvern þátt. 

Sjá meira um áætlanir í verkfærinu: Rekstur og áætlanagerð

Ábyrg stjórnun fellst ekki síst í því að viðhalda gagnsæi gagnvart félagsmönnum, styrktaraðilum og öðrum samstarfsaðilum. 

Sýnileg verkefni gefa félagasamtökum færi á að koma hugsjónum sínum á framfæri. Þau geta auk þess hrundið af stað vitundarvakningu með aðstoð fjölmiðla og samfélagsmiðla. Ef markmið verkefnisins er til dæmis að hafa áhrif á opinbera stefnu er einkar mikilvægt að verkefnið sé sýnilegt.

Gagnsæi virkar jafnframt sem hvatning til að taka heiðarlegar ákvarðanir sem hægt er að réttlæta gagnvart styrktaraðilum og félagsmönnum. Gegnsæi eflir eftirlitshlutverk og getur þar með dreift ábyrgð. 

Með gegnsæi í verkferlum verkefnisstjórnunar minnka líkur á því misferli og spilling eigi sér stað. Þeir sem sinna eftirlitshlutverki bera mikla ábyrgð og þurfa að koma í veg fyrir spillingu og misferli og verða að bregðast hratt við ef slíkt kemur upp.

Gagnsæi og sýnileiki styrkja félagasamtök til að koma hugsjón þeirra á framfæri og stuðla sömuleiðis að heiðarleika.

Sköpunargleði og nýsköpun í ungmennatarfi getur eflt áhuga á starfinu og þar með ýtt undir aukna samfélagsþátttöku ungs fólks.

Í öllum félagasamtökum er mikilvægt að örva sköpunargáfu fólks. Þó svo að gott sé að vinna með verkferla sem hafa virkað áður ætti öll hópvinna að leita nýrra leiða til að nálgast markmið og þannig stuðla að nýsköpun. Til að viðhalda áhuga sjálfboðaliða er mikilvægt að færa verkefnin nær þeirra veruleika og gefa þeim færi á að koma hugmyndum sínum á framfæri og framkvæma. Góð hvatning og hlustun leiðtoga getur leitt til þess að hugmynd henti henti víðum markhóp og nái beri árangur.