Jafningjastjórnun

Jafningjastjórnun 2020-05-14T11:36:36+00:00

Project Description

Jafningaleiðtogi er bæði kennari og nemandi, sem lærir af jafningum sínum og hvetur þá áfram.

Stjórnun í ungmennafélögum er einstök að því leiti að leiðtogi er yfirleitt jafningi hinna í hópnum, bæði hvað varðar reynslu og aldur. Markmiðin eru auk þess annars konar en hjá hefðbundinni stofnun eða fyrirtæki, þar sem takmarkið er ekki síst að efla þáttöku sjálfboðaliða og þannig stuðla að óformlegri menntun í stjórnun og skipulagsfærni.

Góður jafningjaleiðtogi vinnur með hagsmuni heildarinnar að leiðarljósi, en ekki sína eigin. Hann deilir verkefnum á sanngjarnan hátt og gefur sjálfboðaliðum tækifæri til að bera ábyrgð og fara nýjar leiðir. 

Forystuhlutverkið krefst því sjálfsaga leiðtogans og lipurðar í mannlegum samskiptum. Til að ná árangri þarf leiðtoginn að tileinka sér sveigjanleika og þolinmæði í hópavinnu.

Ábyrgðarhlutverk

Þegar einstaklingur hefur skýra ábyrgð, veit hvað er ætlast til af honum og finnur að skoðun hans skiptir máli er líklegra að hann ljúki verkinu. Í verkefnum félaga ber stjórn alltaf ábyrgð, hún veitir verkefnastjóra umboð til að stjórna (ábyrgðaraðili verkefnis). Verkefnasjóri sér svo um að dreifa ábyrgð milli sjálfboðaliða í skipulagsteyminu. Nánar um ábyrgð ólíkra leikmanna:

Í upphafi stjórnarárs, eða við upphaf verkefna, er æskilegt að skipa verkefnastjóra/ábyrgðaraðila fyrir hvert verkefni. Slík skipting gerir fleirum tækifæri til að stjórna og dreifa ábyrgð innan félagsins. Verkefnastjóri getur verið stjórnarmaður, félagsmaður eða starfsmaður. 

Verkefnastjóri leiðir verkefnið frá upphafi til enda, þ.e. er ábyrgur fyrir stefnumótun, framkvæmd og endurmati. Þegar hópur vinnur saman að verkefni sér verkefnastjóri um að forgangsraða verkefnum og að viðhalda markvissum samskiptum. Verkefnastjóri þarf að geta leitt hópinn í sátt og sætt ólíka einstaklinga. Hópurinn þarf ekki alltaf að vera sammála en þarf að geta fundið grundvöll og leiðir til að ljúka verkefnum í sameiningu. 

Góður ungmennaleiðtogi sýnir örðum í hópnum traust með því að útdeila til þeirra verkefnum og ábyrgðarhlutverkum á sanngjarnan hátt. Hann þarf að hvetja sjálfboðaliða áfram og gera þeim ljóst að framlag þeirra skiptir máli. 

Til að efla ábyrgðartilfinningu er æskilegt að sjálfboðaliðar komi að öllum stigum verkefnisins. Þannig geta þeir séð heildstæða mynd, komið hugmyndum sínum á framfæri og eru meðvitaðir um hvað þarf að gera til að verkefnið verði að veruleika.

Stjórn félags, ráð, nefnd eða hvers konar hópur sem vinnur að sameiginlegu verkefni.

Góð verkaskipting og skýr fyrirmæli eru grundvöllur þess að hópur geti skilað af sér góðu verki. Frá upphafi verkefnis þarf að vera ljóst hver gegnir forystuhlutverki.

Verkefnastjóri sér um að deila niður verkefnum. Hann þarf að gæta þess að álag á skipuleggjendur sé jafnt og sanngjarnt, miðað við tíma sjálfboðaliða og getu. Þar sem sjálfboðaliðar vinna verkefnin í frítíma sínum er mikilvægt að viðhalda góðu skipulagi og tímaramma sem segir til um fyrir hvenær verkin skulu vera unnin (e. deadline.)

Ein leið er að gera verkefnalista sem allir í hópnum hafa aðgang að, t.d. með Google sheets.

Stjórn félagsins ber alltaf sameiginlega ábyrgð á öllum verkefnum sem félagið hrindir í framkvæmd. Því er mikilvægt að stjórn sé ávalt upplýst um stöðu mála og taki mikilvægar ákvarðanir þegar við á. Ábyrgðaraðila er treyst fyrir huglægu mati á hvaða ákvarðanir þarf að leggja fyrir stjórn og auk þess valdi til að taka allar smávægilegar ákvarðanir í skipulagningu.

Stjórn getur veitt verkefnastjóra umboð til að stjórna hvers konar verkefni. Æskilegt er að verkefnastjóri vinni raunhæfar framkvæmdar- og fjárhagsáætlanir sem lagðar verði fyrir stjórn til samþykkis. Þegar stjórn hefur veitt samþykki er áætlunin umboð til verkefnastjóra, eða hópsins, sem vinnur verkefnið að hendi. Áætlun virkar eins og vinnuskjal þar sem fram kemur hvaða skref skal taka í hvaða röð og hversu mikil útgjöld fara í hvern þátt. 

Sjá meira um áætlanir í verkfærinu: Rekstur og áætlanagerð

„Laun“ sjálfboðaliðans

Óformleg menntun

Sjálfboðaliðar leitast iðulega eftir öðrum gróða af þáttöku sinni í ungmennastarfi en fjárhagslegs eðlis. Þátttaka í slíku starfi er til að mynda tækifæri fyrir ungmenni að afla sér þekkingu og reynslu sem nýst getur á öðrum sviðum, s.s. á vinnumarkaði.  Þátttakan er tækifæri til að hljóta óformlegrar menntun.

Til að efla óformlega menntun þarf leiðtoginn að sinna hlutverki bæði kennara og nemanda, sem lærir af jafningum sínum og hvetur þá áfram. Hann þarf að huga að makvissum og sanngjörnum samskiptum innan hópsins og valdefla einstaklinega sem hafa látt sjálfstraust og koma í veg fyrir útilokanir, þ.e. ganga úr skugga um að tillit sé tekið til allra þátttakenda.

til að ná árangri í óformlegri menntun þarf leiðtoginn m.a. að huga að  endurmati, jafnrétti, sveigjanlegika, gagnsæi og nýsköpun.

Með góðri stjórnun og samvinnu geta allir þátttakendur hlotið mikilvæga óformlega menntun í skipulagsfærni og stjórnun.

Endurmat

Góður leiðtogi lætur vita þegar vel er unnið og bendir á það sem betur má fara, á öllum stigum verkefnisins. Endurgjöf er hvatning sem getur eflt sjálfsmynd sjálfboðaliðans þegar hann finnur fyrir því að aðrir í hópnum kunni að meta vinnuna og aðferðina sem hann fór.

Endurmat krefst nærgætni og lipurðar. Nokkrar uppskriftir að endurmati geta auðveldað leiðtoga, t.d. samlokuaðferðin og innihaldsríkt endurmat.

Innihaldríkt endurmat snýst um að koma auga á verkið sem unnið var og getur skilað meiru en almennt hrós.

Fyrirmyndar leiðsögn

Leiðtogi í ungmennastarfi er fyrirmynd fyrir aðra í samfélaginu sem og sjálfboðaliðana sem hann vinnur með. Þegar leiðtogi vinnur faglega að starfi sínu, getur hann laðað fleiri sjálfboðaliða að og sett gæðastimpil á verkefnið/félagið út á við.

Því er mikilvægt að leiðtoginn tileikni sé ákveðin gildi.
Mikilvæg gildi eru til að mynda:

Til að ná framförum í leiðtogahæfni er mikilvægt að endurskoða skipulag og áætlanir í takt við ófyrirséðar breytingar. Reglulega þarf að meta hvort áætlun geti gengið eftir og leiðrétta eða endurskoða verk sem erfitt eða óraunhæft er að ljúka.

Sérstaklega skal hafa sveigjanleika í huga þegar störf eru unnin af sjálfboðaliðum því forsendur þeirra geta breyst skyndilega og verkefnastjóri þarf að taka við keflinu eða stýra verkinu annað.

Ábyrg stjórnun fellst ekki síst í því að viðhalda gagnsæi gagnvart félagsmönnum, styrktaraðilum og öðrum samstarfsaðilum. 

Sýnileg verkefni gefa félagasamtökum færi á að koma hugsjónum sínum á framfæri. Þau geta auk þess hrundið af stað vitundarvakningu með aðstoð fjölmiðla og samfélagsmiðla. Ef markmið verkefnisins er til dæmis að hafa áhrif á opinbera stefnu er einkar mikilvægt að verkefnið sé sýnilegt.

Gagnsæi virkar jafnframt sem hvatning til að taka heiðarlegar ákvarðanir sem hægt er að réttlæta gagnvart styrktaraðilum og félagsmönnum. Gegnsæi eflir eftirlitshlutverk og getur þar með dreift ábyrgð. 

Með gegnsæi í verkferlum verkefnisstjórnunar minnka líkur á því misferli og spilling eigi sér stað. Þeir sem sinna eftirlitshlutverki bera mikla ábyrgð og þurfa að koma í veg fyrir spillingu og misferli og verða að bregðast hratt við ef slíkt kemur upp.

Gagnsæi og sýnileiki styrkja félagasamtök til að koma hugsjón þeirra á framfæri og stuðla sömuleiðis að heiðarleika.

Sköpunargleði og nýsköpun í ungmennatarfi getur eflt áhuga á starfinu og þar með ýtt undir aukna samfélagsþátttöku ungs fólks.

Í öllum félagasamtökum er mikilvægt að örva sköpunargáfu fólks. Þó svo að gott sé að vinna með verkferla sem hafa virkað áður ætti öll hópvinna að leita nýrra leiða til að nálgast markmið og þannig stuðla að nýsköpun. Til að viðhalda áhuga sjálfboðaliða er mikilvægt að færa verkefnin nær þeirra veruleika og gefa þeim færi á að koma hugmyndum sínum á framfæri og framkvæma. Góð hvatning og hlustun leiðtoga getur leitt til þess að hugmynd henti henti víðum markhóp og nái beri árangur.

Meira úr verkfærakistunni