Rekstur og áætlanagerð

Góðar áætlanir eru lykilforsenda stöðugleika í rekstri ungmennafélaga. Bæði framkvæmdar- og fjárhagsáætlanir eiga að endurspeglar stöðu félagsins og mynda samfellu í starfi þess milli ára.

Áætlanir þurfa að vera raunhæfar og eru notaðar sem stjórntæki, bæði til að fullnýta tækifærin sem koma og til að lágmarka neikvæð áhrif vegna óvissu eða áfalla í rekstri. Áætlanir eru öflugt stjórntæki sem gera stjórnendum kleift að að bregðast hratt við breytingum og auðvelda stjórnarmeðlimum og félagsmönnum að sinna eftirlitshlutverki. Auk þess eru áætlanir oft notaðar til að meta árangur félags og til sýna fram á stöðugleika, t.d. þegar sótt er um styrki.

Ein farsælasta leiðin til að spá fyrir um framtíð félags er að skipuleggja hana.

Áætlunargerð

Áætlanir sem félagasamtök gefa út er á ábyrgð stjórnar. Gott er að félög skapi sér verklagsreglur, sýni samhengi milli ára og nýti áætlun sem vinnuskjal.

Framkvæmdaráætlun

Byggir á reglubundnu hlutverk félagsins og tekur mið af lögum þess og öðrum reglugerðum. Framkvæmdaráætlun skal samin með fjárhagsáætlun til hliðsjónar og gefur góða vísbendingu um þau verkefni sem unnin verða af hendi á stjórnarárinu. Gott er að rita áætlunina í kafla eftir markmiðum félagsins sem félagsmenn hafa samþykkt og undir hverjum kafla skal stjórn lýsa hvernig hún mun vinna að því að ná settum markmiðum.

Lykilatriði er að vinna framkvæmdaráætlun með raunhæfum markmiðum og miða við getu félagsins fyrri ára. Varst skal of háleit markmið sem geta hindrað einstaklinga í að taka verkefnin að sér, sérstaklega þegar um sjálfboðaliða er að ræða.

Í framhaldi af framkvæmdaráætlun er gott að setja upp vinnuskjal fyrir stjórn og starfsmenn þar sem hvert markmið er skilgreint og jafnvel skipt niður í minni verkefni. Þá er hægt að setja ábyrgðaraðila á hvern lið og jafnvel dagsetningu á hvenær verkefni skal lokið.

Dæmi um kaflaskiptingu í framkvæmdaráætlun LUF 2019-2020: Hlutverk LUF, Markmið LUF, Lögbundin ábyrgð, réttindi ungs fólks, þátttaka ungs fólks, sjálfstæði ungs fólks, sterk ungmennafélög og alþjóðastarf.

Fjárhagsáætlun

Snertir allar hliðar fjárhags og byggir á ítarlegum útreikningum. Fjárhagsáætlun þarf því að vera nokkuð nákvæmari en framkvæmdaáætlun. Góð áætlun gerir stjórnendum kleift að meta fjárhagslega stöðu félagsins hverju sinni og út frá því stýra útgjöldum þess. Með góðri áætlun er hægt að styrkja stöðu félagsins í framtíð og forðast rekstrarhalla.

Rekstraráætlun

Við upphaf stjórnarárs, eða upphaf verkefna, skal vinna rekstraráætlun.  Æskilegt er að flokka fjármagn í almennan rekstur og eftir afmörkuðum verkefnum, t.d. vegna verkefnastyrks.  Við gerð rekstraráætlunar skiptir máli að gera sér grein fyrir hversu mikið fjármagn þarf, hvar sé hægt að nálgast það og hvernig því skuli ráðstafað. Þegar mikil óvissa ríkir er æskilegt að stofna varasjóð eða gera ráð fyrir óvæntum útgjöldum í rekstraráætlun, t.d. 5% af heildartekjum.

Það fer eftir eðli starfseminnar hversu nákvæm áætlun skal vera, þ.e. hversu umfangsmiklir einstakir liðir skulu vera. Eitt félag getur til dæmis stuðst við liðinn: „skrifstofukostnaður” sem hægt væri að skipta í: pappír og prentkostnaður, símakostnaður og kaffikostnaður. Sömuleiðis getur liðurinn „styrkir frá sjóðum” verið skipt í nákvæmari undirflokka, t.d: Erasmus+ styrkur vegna ráðstefnu og Æskulýðssjóður vegna skuggaþings.

Sjóðstreymisáætlun

Segir til um stöðu lausafjár á hverjum tíma út frá innborgunum og útborgunum. Sér í lagi þegar félagasamtök byggja starfsemi sína á styrkjum þarf að gera áætlun um hvenær fjármagn kemur inn í félagið og ráðstafa og tímasetja útgjöld þannig að ekki skapist lausafjárskortur. Ef slíkt gerist og félag þarf til dæmis að sækja um yfirdrátt hjá banka er mikilvægt að hafa áreiðanlega rekstraráætlun og sjóðstreymisáætlun sem sýnir hvenær félag getur endurgreitt lánið.

Efnahagsáætlun

Er nátengd rekstraráætlun. Hún sýnir stöðu eigna og skulda sem afleiðingar rekstrar og sjóðsstreymis í lok fjárhagstímabilsins.