Project Description

Mikilvægt er að huga vel að skipulagi í stjórnun hvers konar verkefna, hvort sem það sé lítil samkoma, fundur, alþjóðleg ráðstefna eða herferð á samfélagsmiðlum.

Aðferðafræði til framkvæmda

Verkefnastjórnun er aðferðafræði sem gengur út á að samhæfa og stýra vinnunni sem fer fram innan ákveðins tímaramma. Verkefni er framkvæmd sem hefur greinagóð markmið er afmörkuð út frá tíma, fjármagni og aðföngum. Framkvæmdir sem eru ekki afmarkaðar á þann hátt teljast því ekki verkefni, t.d. reglubundin starfsemi á skrifstofu.

Það er í mörg horn að líta þegar skipuleggja á verkefni. Hér verður stiklað á stóru og farið yfir nokkur ráð í ferli verkefnastjórnunnar í ungmennafélögum og verkfæri kynnt sem nýst geta í starfi ungmennafélaga.

Verkefni

  • Hefur markmið sem ríma við áherslur og lög ungmennafélagsins.

  • Afmarkaður tímarammi, með fyriframákveðnu upphafi og endi.

  • Hefur takmarkað fjármagn til ráðstöfunar.

  • Krefst aðfanga til framkvæmdar, mannafla, húsnæði, tæki, o.s.frv.

Sérstaða ungmennafélaga

Innan ungmennafélaga er verkefnastjórnun einstök að því leyti að verkin eru flest unnin í sjálfboðastarfi. Laun sjálfboðaliðans er óformleg menntun í skipulagsfærni og stjórnun og jafnframt frelsi til að koma hugmyndum sínum á framfæri. Til að halda sjálboðaliðum við efnið er mikilvægt að huga að traustum samskiptum þar sem gera þarf sjálfboðaliðum ljóst að þeirra vinnuframlag skipti máli fyrir framvindu verkefnisins.

Sérfræðingar á sviðinu

Flest félög búa yfir sérþekkingu á sínu málefnasviði sem er mikilvægur grunnur fyrir verkefnastjórnun. Með því að nýta sérþekkinguna er unnt að þróa raunsæja hugmynd sem getur skilað sýnilegum niðurstöðum sem eflt getur starf félagsins. Þannig er unnt að ráðstafa takmörkuðu fjármagni verkefnastyrkja til að efla frekari þekkingarsköpun á málefnasviðinu. Æskilegt er að þekkinging sem skapast af verkefnum haldist innan félagsins og styrki starf þess í framtíð.

Lykilatriði í verkefnastjórnun:

  • Traust samskipti verkefnahóps

  • Skýr verkaskipting

  • Nýta viðurkennd verkfæri, s.s. áætlanir, skýrslur og fundagerðir

  • Byggja á sérþekkingu

  • Endurmat í lok verkefnis

Verkfæri í verkefnastjórnun

Handbók Evrópska ungmennavettvangsins

MBC (Business Model Canvas) 

Trello eða Asana (verkefnastjórnunarforrit)

Funding central

Vinnuskjal LUF

Fáðu ráðgjöf hjá LUF: youth@youth.is

Ferli verkefnastjórnunnar

  • Þróun hugmyndar
  • Markmkið
  • Rökstuðningur
  • Fjármögnun
  • Val á verkefnahóp
  • Verkaskipting
  • Áætlanir
  • Byggja á áætlunum
  • Traust samskipti
  • Fylgja tímamörkum
  • Leysa ófyrirséðar hindranir
  • Endurmat á verkefnaferlinu
  • Miðla þekkingu
  • Loka bókhaldi

Hér verður farið nánar í hvern áfanga:

Tillaga

Hugmynd þarf oft að fara í gegnum flókin ferli til að verða að veruleika. Fyrsta skrefið er að afmarka markmið, afla nauðsynlegra upplýsinga og huga að fjármögnun.

Markmið í takt við hugsjón

 Mikilvægt er að markmið verkefnisins endurspegli hugsjón félagsins, lög þess og markmið. Oft þarf að laga markmið að þörfum félagsins sem og aðstæðum í samfélaginu hverju sinni. Væntanlegur árangur verkefnisins þarf að vera raunhæfur og þarf að geta styrkja samtökin eða þann málaflokk sem þau standa fyrir. Æskilegt er þróa markmið með því að líta til heildarmyndina, þ.e. kanna raunhæfra leiðir til að ná markmiðum.

Í tillögu skal koma fram:

  • Hvaða markmið?

  • Hvenær hefst verkefnið og endar?

  • Hvernig náum við settum markmiði?

  • Hverjir munu taka þátt?

  • Hvers vegna? Skapar verkefnið verðmæti, pening, þekkingu, getu eða samfélagslegan auð?

Rökstuðningur

Æskilegt er að rökstyðja mikilvægi verkefnisins, jafnt fyrir félaginu og hagsmunaaðilum. Þegar tillaga eru unnin er mikilvægt að sýna fram á fyrri dæmi sem gera verkefnið trúverðugra. Gott er að byggja tillögu á handbærum heimildum, s.s. fréttum, skýrslum, fræðigreinum eða sambærilegum verkefnum innan félagsins eða utan.

Í þróunarferlinu skal því leggjast í rannsóknarvinnu, draga lærdóm af verkefnum sem hafa verið framkvæmd áður innan félagsins og kanna svipuð verkefni annarra félaga, jafnvel erlendis. Gera skal grein fyrir árangrinum sem verkefnin skiluðu og sýna þannig fram á að tillagan sé raunhæf.

Fjármögnunarleiðir

 Þegar tillaga er unnin er mikilvægt að huga að fjármögnunarleiðum. Þegar sækja á um styrki þarf oft að laga hugmyndina að kröfum styrktarsjóðsins, þó án þess að skaða markmið verkefnisins sem endurspeglar áherslur félagsins. Ef styrktarsjóðir eru ekki möguleiki er hægt að nálgast fjármagn með hefðbundnum fjáröflunum, félagsgjöldum eða með styrkjum frá einkafyrirtækjum.

Gagnlegt verkfæri: Fjármögnun og styrktarumsóknir

Undirbúningur

Æskilegt er að byggja verkefnastjórnun á viðurkenndum verkfærum, á framkvæmdar- og fjárhagsáætlun, greiningum, og fundargerðum. Við undirbúning á verkefni er mikilvægt að velja teymi, skipta með þeim verkum og vinna áætlanir.

Verkefnastjóri og teymi

Frá upphafi skal vera ljóst hver gegnir hlutverki verkefnastjóra og hvaða teymi skal vinna að verkefninu.
Mikilvægt er að velja einstaklinga verkefnahópinn sem hafa bæði færni og tíma til að framkvæma.

Verkefnastjóri fær umboð frá stjórn félagsins til að stýra og framkvæma afmarkað verkefni. Mikilvægt er að verkefnastjóri sinni upplýsingaskyldu sinni við stjórn, m.a. með gerð raunhæfara áætlana. Verkefnastjóri er auk þess ábyrgur fyrir áætlunum, gerð þeirra og framfylgd, setur tímamörk og er í samskiptum við stjórn, verkefnateymi og aðra samstarfsaðila.

Hafa ber í huga að hlutverk verkefnastjóra er óformleg menntun í skipulagsfærni og stjórnun. Því er mikilvægt að skipta niður ábyrgðarhlutverkum meðal stjórnarmanna miðað við áhugasvið þeirra og hæfni.

Í upphafi verkefnis er mikilvægt að ákveða hvort það verði unnið af einstakling eða teymi. Við val á teymi er gott að velja einstaklinga sem geta verið í verkefninu frá upphafi til enda. Stundum eru fámennari teymi skilvirkari þar sem hver og einn gegnir ábyrgð og veit hvað sé ætlast til af honum.

Skipun verkefnastjóra

  • Hefur verkefnastjóri reynsluna sem þarf til að framkvæma?

  • Ef ekki, getur hann sótt sér nauðsynlega kunnáttu?

  • Er verkefnið skýrt? Þ.e. veit verkefnastjóri hvers er ætlast til af honum?

Verkaskipting

Verkefnastjóri sem stýrir teymi skal ákvarða hvaða stjórnunaraðferð hentar best, hvort það þurfi skipurit og hvernig samskipti skulu fara fram. Í ungmennafélögum er verkefnastjóri iðulega jafningaleiðtogi, þ.e. með jafna reynslu og aldur og aðrir í teyminu. Því er sérstaklega mikilvægt að útdeila verkefnum í samstarfi við aðra í teyminu sem vinna iðulega í sjálboðastarfi. Æskilegt er að ákveða reglulegan fundartíma eða annars konar samskiptamála.

Góður verkefnastjóri gefur verkefnateyminu endurmat á öllum stigum verkefnisins. Í því samhengi er gott að syðjast við vinnuskjal sem gefur yfirsín yfir hvert verk í ferlinu. Endurmat skal vera hvetjandi á þann hátt að verkefnastjóri lætur vita þegar hann tekur eftir því sem vel er gert og bendir á það sem betur má fara á faglegan hátt.

LUF mælir með að vinna vinnuskjal meðfram áætlun. Gott er að setja vinnuskjal upp í Google sheets og skipta verkefninu niður í smærri verk með tímamörkum og ábyrgðarmanni.

Sjá dæmi um vinnuskjal hér.

Gagnlegt verkfæri: Jafningjastjórnun

Áætlanir

Raunhæfar áætlanir auðvelda bæði ákvörðunartöku og stjórnun hvers konar verkefnis. Hvort sem það sé áætlun fyrir stjórnarár eða einstök verkefni. 

Æskilegt er að vinna raunhæfa fjárhags- og framkvæmdaráætlun í upphafi verkefnis sem lögð er fyrir stjórn til samþykktar. Þá getur verkefnastjóri (eða teymi) unnið í umboði stjórnar og þarf ekki að sífellt að óska eftir samþykki vegna einstakra útgjaldaliða eða ákvarðana. 

Áætlun virkar eins og vinnuskjal þar sem fram kemur hvaða skref skal taka í hvaða röð og hversu mikil útgjöld, vinna og tími fer í hvern verkþátt. 

  • Verkefninu skal skipt niður í verkþætti.

  • Ráðstafa skal frjámagni og tíma í hvern verkþátt.

  • Útlista skal meginmarkmið verkefnisins og hvernig þeim skal náð.

  • Áætlun verður að vera raunsæ.

  • Gott er að ráðstafa hluta fjármagns (t.d. 5%) í ófyrirséðan kostnað.

Gagnlegt verkfæri: Rekstur og áætlanagerð

Framkvæmd

Þegar vel hefur verið staðið að undirbúning ætti framkvæmd að reynast einföld. Raunsæ og skynsöm skipulagning eykur líkurnar á að því að verkefnið sé unnið og nái fram áþreifanlegum niðurstöðum.

Verkefnastjóri er ábyrgur fyrir því að nýta stefnuskjölin til að ljúka við verkefnið. Í framkvæmd er meginstarf hans að útdeila verkefnum sem henta einstaklingum og fylgja þeim eftir. Hann þarf að hvetja áfram sjálfboðaliða og grípa inn í þar sem þarf aðstoð og taka við boltanum af sjálfboðaliðum sem forfallast eða lýkur ekki við sett markmið innan tímarammans. Stjórn gegnir áfram lykilábyrgð og verður að vera tilbúin að grípa inn ef verkefnastjóri nær ekki að sinna hlutverki sínu.

Verkefnahópur þarf að bregðast við ófyrirséðum breytingum og aðlaga verkferla ef þess þarf.

8 ástæður fyrir því að verkefni nær EKKI árangri:

  1. Óskýr vekrefnaskipting.
  2. Lítil þátttaka verkefnahóps og skipulagi.
  3. Skortur á þáttöku verkefnahóps í útlausnum vandamála.
  4. Ófullnægjandi samskiptahæfni.
  5. Ófullnægjandi tæknikunnátta.
  6. Ófullnægjandi stjórnunarhæfileikar.
  7. Óraunsæar áætlanir.
  8. Óljós markmið.

8 ástæður fyrir því að verkefni nær árangri:

  1. Skipulagði hentar verkefnahópnum.
  2. Verkefnahópur tekur þátt í skipulagi.
  3. Verkefnahópur kemur að gerð áætlana.
  4. Hópurinn leggur áherslu á að vinna raunhæfar áætlanir.
  5. Verkefnið nýtir sér tækni á réttan hátt og lætur ekki áætlunina verða markmiðið í sjáflum sér.
  6. Verkefnahópurin lagar sig að skriffinsku, sjórnssýlu og þörfum vinnubrögðum- lætur það ekki vinna gegn sér.
  7. Verkefnahópur kemst að samkomulagi um sérstök og raunhæf markmið verkefnisins.
  8. Markhópurinn tekur þátt frá upphafi verkefnisins.

Verklok

Endurmat og lokaskýrsla

Í lok hvers verkefnis er mikilvægt að staldra við og meta framkvæmd verkefnisins í heild. Sér í lagi þegar verkefnið er þess eðlis að það sé endurtekið, t.d. árlega. Gott er að skrifa lokaskýrslu, sem allir þátttakendur koma að, og rita niður hvað vel fór og hvað betur hefði mátt fara. Gott er að í skýrslunni komi fram ábendingar til þeirra sem taka við verkefninu. Þannig má tryggja að skipuleggjendur dragi lærdóm af verkefninu.

Sem hluti af óformlegri menntun verkefnastjóra og annarra í teyminu er gott að vinna einskonar dagbók fyrir persónulegar framfarir. Í verkefnadagbók er hægt að skrifa niður ráð og ábendingar sem nýst getur fyrir einstaklinginn framtíðarverkefnum.

Góð leit til að fá endurmat er að gera könnun, bæði fyrir skipuleggjendur og þátttakendur. LUF mælir með að gera könnun Google forms. Slík könnun getur verið nafnlaus og er góð leið til að fá endurmat (e. feedback), jafnt frá skipuleggjendum og þátttakendum í verkefni/viðburð.

Í lokaskýrslu þarf að koma fram:

  • Almenn greinargerð um verkefnið.

  • Hvernig tókst til:

    • Var markmiðum náð og hvernig?
    • Áskoranir (ef einhverjar) og hvernig brugðist var við?
    • Er verkefnið orðið sjálfbært?
    • Er þörf á öðru verkefni?
    • Hvert er framhaldið?

  • Sundurliðaður raunkostnaður, ath. ef styrkur fékkst þarf að endurgreiða þarf það sem eftir stendur.